Es gibt viele Wege, Journale in D365FO zu erstellen. Einige sind schneller als andere, sind dafür nicht so flexibel oder bedürfen einer aufwendigeren Aufbereitung der Daten. Eine beste Lösung gibt es aus meiner Sicht nicht. Grund genug, die verschiedenen Varianten einmal gegenüberzustellen.
Ich möchte auf die folgenden Varianten eingehen:
- Journal in D365FO manuell erstellen
- Journal via Excel-Addin erstellen / anpassen
- Journal via Data Management Framework importieren
- Journal via Electronic Reporting importieren
Der Begriff „Entität“ wird in diesem Artikel einige Male verwendet. Am Ende dieses Beitrages gehe ich näher auf dies ein.
1) Journal in D365FO manuell erstellen
Der Einfache und auch schnelle Weg, einzelne Buchungen zu erstellen.
Vorteile:
- Einfach und alle Variationen möglich
- Buchen von einzeiligen Buchungen, splitten auf mehrere Zeilen, Abgrenzungen, …
- Journal und Voucher / Belegnummern werden vom System überwacht und vergeben
- Validierung der Daten durch das System schon bei der Eingabe
Nachteile:
- Effiziente Erfassung von vielen Zeilen benötigt relativ viel Geduld und Zeit
- Copy/Paste aus anderen Programmen nicht möglich
2) Journal via Excel-Addin erstellen / anpassen
Die Stärken von Excel und D365FO kombinieren! Der Benutzer erstellt ein Journal in D365FO und öffnet dieses zum editieren in Excel.
Für die einzelnen Journale können verschiedene Vorlagen für die Benutzer bereitgestellt werden. In diesen Vorlagen sind die auszufüllenden Spalten vordefiniert. Ein Lookup (Vorschau) auf einzelne Werte (Kontonummern / Dimensionen / …) ist ebenfalls vorhanden.
So können einfach Daten aus anderen Programmen mit Copy/Paste ins D365FO übernommen werden. Durch einen «Veröffentlichen-Knopf» werden die Daten über die jeweilige Entität wieder in das System geladen. Der Benutzer überprüft die Daten im Anschluss im D365FO und kann diese verbuchen.
Vorteile:
- Einfacher Import von Transaktionen ins D365FO
- Copy/Paste aus anderen Systemen relativ einfach
- Kein technisches Wissen der Benutzer notwendig
- Bis zu 1 Million Zeilen können so exportiert / importiert werden.
Nachteile:
- Eine aktuell Excel-Version (2016 mit den aktuellen Updates) ist auf dem PC nötig
- Starten von Excel und das Aufbauen einer Verbindung zu D365FO benötigt eine gewisse Zeit
- Bei grösseren Tabellen (mehrere Hundert Transaktionen) ist der Upload langsam
- Nicht alle Felder können editiert werden. Es werden nur die Felder der jeweiligen Entität unterstützt
Achtung! Ab hier wird der Blog-Eintrag ein wenig technischer
3) Journal via «Data Management Framework» hochladen
D365FO verwendet im Hintergrund für den Datenaustauch mit anderen Systemen Entitäten. Solche Datenpakete können natürlich auch manuell erstellt werden und über eine Benutzeroberfläche importiert werden. Bei grossen Datenmigrationen (Datenübernahmen, Import von Budgetzahlen aus Umsystemen etc.) kommt dies bei uns intern zum Einsatz.
Vorteile:
- Grosse Datenmengen sind schnell importiert
Nachteile:
- Belegnummern und Journale müssen manuell angelegt und vergeben werden
- Technisches Wissen notwendig
- Erweiterte Rechte in D365FO nötig
- Es werden nur die Felder der jeweiligen Entität unterstützt
4) Journal via «Electronic Reporting» erstellen
Das «Electronic Reporting» ist ein Framework, welches von Microsoft entwickelt wurde, um Daten beim Import oder Export anzupassen. Gängige Beispiele sind hier Bankbelege oder Zahlungsavis. Der eigentliche Import / Export wird wieder über die Entitäten gemacht. Es ist also ein zusätzlicher Schritt zum «Data Management Framework»
Beispiel Import von Kontodaten: Bank liefert einen Kontoauszug welches zuerst in eine, für das D365FO verwendbare Form, gebracht werden muss. Nach dem Mapping der nötigen Daten wird wieder eine Entität verwendet für den Datenimport.
Beispiel Export von Zahlungsavis: Nach dem erstellen der Zahlungen werden die Informationen in eine Excel-Datei geschrieben, welche im Anschluss an den Lieferanten versendet werden kann.
Dies kann natürlich auch verwendet werden, um aus strukturierten Daten ein Journal zu erstellen.
Vorteil:
- Import von grossen Datenmengen
- Aufbereitung der Daten vorgängig möglich (Erstellen von Journalen / Belegnummern)
- Import der Daten über das Axperience-Schnittstellenmodul vorbereitet
- Funktionalität kann dem Benutzer für einen Import über einen neuen Menupunkt bereitgestellt werden. Eine Entwicklung im Kundensystem ist hierfür jedoch notwendig (zB: Benutzer muss nur die Datei mit den Daten hochladen über einen Dialog).
Nachteil:
- Modul ist nicht für Anwender gedacht und ist nur technisch geschulten Benutzern/Administratoren vorenthalten.
- Mapping muss vorgängig definiert werden
Entität in D365FO
Ist ein von Microsoft definiertes Datenpaket. Nur die so definierten Felder können importiert / exportiert werden. Die Entitäten stellen auch sicher, dass ein Benutzer nur die Aktionen ausführen kann, für welche er die nötigen Rechte im D365FO hat. Sie bilden die Schnittstellen zwischen dem ERP-System und der Aussenwelt.
Leider kommt es immer wieder vor, das Felder fehlen und Prozesse nicht durchgeführt werden können. Entitäten können jedoch komplett neu erstellt oder auch erweitert werden durch einen Entwickler.
Die Systemlandschaft kann vereinfacht so dargestellt werden: