In Kombination mit Office 2016 ist es möglich, Transaktionsdaten und Stammdaten direkt in Excel auszuwerten und anzupassen. Dies war in früheren Versionen viel umständlicher oder auch nur mit Hilfe von zusätzlichen Tools möglich.
In vielen Masken wird über die Menü-Leiste oder ein Icon am Bildschirmrand auf eine Verknüpfung zu Excel aufmerksam gemacht.
So kann ein Buchungsjournal im ERP erstellt und anschliessend in Excel mit Daten aus einer anderen Quelle, mit kleinem Aufwand (copy/paste), befüllt werden. Eine schnelle Datenerfassung, wie man es von den früheren AX-Versionen kennt, ist so auch in der Cloud möglich.
Die angezeigten Spalten und das Erscheinungsbild werden an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst. Ein einfacher Designer ist ebenfalls enthalten. Über ein Add-In, welches automatisch mit Excel gestartet wird, können die Daten aus dem ERP geladen (Refresh) oder zurückgespielt (Publish) werden. Journale mit bis zu 10’000 Zeilen können so einfach bearbeitet werden. In Excel ist sogar eine Vorschau auf mögliche Werte (Kontonummern / Dimensionen / Währungen / …) vorhanden wie man sie auch auf den Masken kennt. Nur ein springen auf zur Haupttabelle fehlt noch :->
Falls einmal die Zahlungsbedingungen, Kundenstammdaten, Kontostamm oder sogar der Artikelstamm angepasst werden soll, ist dies ein einfacher Weg. Berechtigungen und Abhängigkeiten zu andern, verlinkten Tabellen sind ebenfalls über das DMF (Data Management Framework) überwacht und sichergestellt.
Das DMF stellt zudem verschiedenen Applikationen Zugriff auf die Daten im ERP zu Verfügung. So können Dateien auch automatisiert importiert oder exportiert werden. Die bekannte Funktion «Export to Excel» ist ebenfalls vorhanden für einen Datenexport in tabellarischer Form.
Natürlich wurde auch Microsoft Word nicht vergessen! Mit dem gleichen Add-In / Logik können ebenso Vorlagen mit ERP-Daten angereichert werden. Als Beispiel sehe ich hier eine Artikel-Spezifikationen oder das Datenblatt einer Maschine.
Die Daten aus den verschiedenen Bereichen werden als «Entität» exportiert. Eine Entität stellt eine Zusammenfassung von verschiedenen Feldern dar, welche zusammen verarbeitet werden. Bei einem GL-Journal wären dies unter anderem: Journalnummer, Positionsnummer, Kontonummer, Währung oder auch der Buchungstext.
Entitäten haben untereinander darüber wieder Verknüpfungen (z.B. Adresse <> Kundenstamm) und so lassen sich im Extremfall auch komplette Konfigurationen aus einem System exportieren und in ein anderes, in korrekter Reihenfolge wieder importieren. Bei unseren aktuellen Dynamics 365 Projekten haben wir so die kompletten Daten in ein neues System übernommen.
Weiterführende Informationen von Microsoft zu den Themen sind hier zu finden:
Integration zu Office: https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/dev-itpro/office-integration/office-integration