In vielen Ländern gilt: Belege und Buchungsvorgänge müssen fortlaufend nummeriert sein. Wichtig: Es geht hier nicht um eine endlose, lückenlose Nummerierung über alle Jahre hinweg, sondern um eine klare Struktur innerhalb jedes Buchungsjahres.
Dynamics 365 Finance macht das leicht – mit der Funktion chronologische Nummerierung. Die Einrichtung ist schnell erledigt und sorgt für Ordnung und Transparenz. Am Beispiel von Kreditoren-Belegen für die Jahre 2025 und 2026 zeigen wir, wie es funktioniert.
Gut zu wissen: In der Schweiz ist das gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber einige Unternehmen setzen darauf – für bessere Nachvollziehbarkeit und interne Compliance.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Automatische Belegnummerierung nach Jahr
1. Feature aktivieren
- Im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung die Option Chronologische Nummerierung einschalten (meist schon aktiv).
2. Nummernkreise definieren
- Unter Organisationsverwaltung > Nummernkreise > Nummernkreise für jedes Jahr einen eigenen Kreis erstellen.
- Verwende ein Präfix wie
2025-#####für 2025 und2026-#####für 2026.
3. Nummernkreisgruppen konfigurieren
- In den Kreditoren > Einrichtung > Kreditorenparameter > Nummernkreise zuweisen.
- Erstelle Gruppen für die jeweiligen Jahre und ordne die zuvor definierten Nummernkreise zu.
4. Chronologische Gruppen einrichten
- Unter Organisationsverwaltung > Nummernkreise > Chronologische Nummernkreisgruppen.die Gültigkeit definieren:
- 01.01.2025 – 31.12.2025 für 2025
- 01.01.2026 – 31.12.2026 für 2026
- 01.01.2027 – 31.12.2027 für 2027
Pro-Tipps
- Automatische Umschaltung: Mit korrekten Zeiträumen wechselt das System selbst.
- Mehrdimensionale Steuerung: Nach Unternehmen oder Belegtyp differenzieren.
- Best Practice: Erst in der Sandbox testen, dann live gehen.
Best Practices für internationale Unternehmen
- Lokale Anforderungen prüfen: In Italien oder Spanien Pflicht, in der Schweiz freiwillig.
- Globale Konsistenz: Einheitliche Strategie für Nummernkreise definieren.
- Automatisierte Umschaltung: Automatisierung nutzen, um länderspezifische Regeln abzubilden.
- Dokumentation: Dokumentation nicht vergessen – erleichtert Audits.
Weiterführende Informationen
Offizielle Microsoft-Dokumentation: Chronologisches Nummerieren von Dokumenten und Belegen
Fazit
Chronologische Nummerierung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie schafft Ordnung und Vertrauen. Mit wenigen Schritten sind Belege pro Jahr sauber nummeriert und die Basis für Compliance steht.